Escrever mensagens com todos os caracteres maiúsculos é considerado gritar. Gritar, mesmo fora da cultura da Internet é considerado um ato rude ou hostil, e deve ser evitado. Algumas pessoas usam os caracteres maiúsculos para destacar um texto. Isso é extremamente depreciado. Para destacar porções do texto, circunde-o com asteriscos, dessa forma:
Esta é uma mensagem com **este texto destacado**.
Também é uma prática aceita colocar tanto mais asteriscos quanto maior a importância do texto destacado. Mas use o bom senso! Nenhum texto é tão importante a ponto de necessitar de 10 asteriscos!
Evite escrever no assunto coisas como "Por favor ajude", ou então "Tenho um problema". Essas mensagens em geral não são nem lidas, ou vão ser lidas em último lugar, quando a pessoa que poderia ajudá-lo já está de saco cheio de responder emails.
Ao invés disso use pequenas descrições. É muito mais fácil de ter seu email lido e respondido se o assunto for "Erro ao instalar sylpheed no potato", do que se for "Erro de instalação"!
As pessoas que usam artifícios na linha de assunto como >>>>>>>OLHE AQUI<<<<<<, !!!!!!AJUDEM!!!!!!, e similares para atrair a atenção para a sua mensagem, normalmente acabam por fazer a pessoa que melhor poderia ajudar naquele caso ignorar completamente a mensagem. As pessoas que recebem as mensagens da lista sabem como separá-las por ordem de prioridade, e cada um tem o seu próprio método de fazer isso. Se você postar uma mensagem com uma linha de assunto descritiva é muito mais provável que sua mensagem será respondida rapidamente do que se adotar as práticas acima.
O HTML é uma ótima linguagem para a Web. Os navegadores da Web o entendem e decodificam com uma rapidez impressionante e invejável. O email, por sua vez, foi e sempre vai ser (por força dos padrões estabelecidos muito antes da Internet) uma ferramenta de troca de texto sem formatação.
Algumas estatísticas chegam a apontar o email como responsável por 60-70% do tráfego da Internet. Se todas as mensagens começarem a serem redigidas em HTML, a Internet vai ficar congestionada. Além disso, quando se escreve para uma lista, aquele texto será repetido para todos os assinantes da lista!! Isso, às vezes, significa 1.000 vezes!!!
Quando você está escrevendo um email, você estará utilizando a largura de banda do destinatário daquele email para que ele o receba. O HTML triplica o tamanho da mensagem. Não é conveniente fazer com que o destinatário super-utilize a sua largura de banda para ler uma mensagem sua. Tenha em mente que a pessoa que vai ler o seu email pode não gostar de lê-lo em rosa, ou com uma animação piscando no cabeçalho e no rodapé, ou ainda em fonte script.
Seu nome, o nome da organização a que você é associado, um ou dois URLs e uma citação filosófica curta são perfeitamente aceitáveis. A inclusão do seu email também o é, apesar de constituir uma informação redundante (a menos que seja diferente do utilizado para enviar a mensagem).
O ideal é que não exceda 4 linhas, sendo a primeira delas o separador padrão (que é o duplo hífen "--"). Eis um exemplo (note o separador bem no início):
--
Fulano de Tal - Empresa X consultoria de marketing
http://insira.aqui.uma.url/
Einstein: "Quem nunca errou nunca tentou nada novo."
A maioria dos leitores de email hoje em dia são para ambiente gráfico. Nesses ambientes, o tamanho das fontes é variável, descaracterizando qualquer arte composta em ASCII. Além disso, é um gasto de espaço completamente desnecessário (lembre-se de por quantos roteadores de emails seu email passa e de quanta diferença em termos de congestionamento isso pode significar).
Um pequeno gráfico na sua assinatura (desde que não exceda as 4 linhas - Não use uma assinatura longa, Seção 3.5), é aceitável.
O Cross-Posting é o nome dado a postagem da mesma mensagem para mais de uma lista de discussão. É uma prática completamente depreciada e usualmente é realizada por pessoas preguiçosas que não se preocupam em saber se aquela lista é a adequada para sua mensagem. Dificilmente uma mensagem mereça ser postada em várias listas. Escolha cuidadosamente a lista para a qual sua mensagem deva ser postada e poste somente lá.
O Multi-Posting em essência é o mesmo que o Cross-Posting (Não faça Cross-Posting, Seção 3.7), mas o autor da mensagem se preocupa em enviar várias cópias dela para que o cabeçalho não aponte para as outras listas para a qual a mensagem foi enviada. A intenção do Multi-Posting é tentar fazer um Cross-Posting sem ser descoberto. Isso é ainda mais depreciado do que o Cross-Posting. Nos casos em que o Cross-Posting é necessário, deve ser feito dessa maneira, porque os servidores de emails mais atuais podem guardar somente uma cópia dessa mensagem, ao invés de múltiplas cópias como é o caso do Multi-Posting.
As Flame Wars são guerras verbais que começam com algum membro mau-humorado da
lista respondendo agressivamente, de maneira rude ou com xingamentos a uma
mensagem. Em geral o agredido, ou alguém falando por ele também responde da
mesma forma, alimentando a Flame War. Todos os assinantes de uma lista que
permanecem nela por algum tempo, algum dia vão se engajar em uma Flame War.
Ainda assim é um comportamento depreciado. Se ninguém começar ou alimentar uma
Flame War, elas tendem a se dissiparem em pouco tempo. Por outro lado, a
entrada de mais pessoas nela tende a perpetuá-la. Existem casos em que grupos
de usuários simplesmente foram aniquilados, ou sofreram um racha muito grande e
traumático por causa de uma Flame War (veja em: http://www.troubleshooters.com/linux/flameclips.htm).
A postagem de UCEs (em inglês: Email Comercial Não Solicitado) e de spam é extremamente depreciada. Além disso, as pesquisas indicam que os UCEs, além de gerarem pouca procura adicional pelos artigos comercializados, ainda gera uma imagem negativa sobre o produto.
Antes de mandar um spam inconsciente (aqueles avisos sobre um vírus novo, principalmente), cheque se a informação é verdadeira. Em qualquer mecanismo de busca é muito fácil encontrar informações sobre um spam desse tipo.
As mensagens Off-Topic são mensagens que não dizem respeito ao assunto comumente tratado naquela lista de discussão. Algumas mensagens Off-Topic, no entanto, são aceitáveis por serem potencialmente importantes para a comunidade que se organiza na lista. Por isso, pense bem antes de postar uma mensagem Off-Topic, e se ela, mesmo assim, for necessária, declare isso na linha de "assunto", como segue:
Assunto: [Off-Topic] Esta é a linha de assunto de uma mensagem Off-Topic
Os assuntos de Religião, Times de Futebol, ou Partidos Políticos (veja bem... não mencionei política) são assuntos que são melhores discutidos pessoalmente (de preferência em uma roda de Chope) do que por email. A disparidade de opiniões a respeito desses temas e a possibilidade dessa discussão criar uma Flame War (Não comece nem alimente Flame Wars, Seção 3.9) não os fazem um bom tema para ser tratado por email. No entanto, temas gerais de política, que sejam relacionados com o tema a que se propõe a lista de discussão são aceitos e bem-vindos.
A maioria das pessoas que assinam as listas de discussão são pessoas que respondem sem problemas as perguntas das quais tiverem conhecimento e doam um trabalho para a comunidade dessa forma. Essas pessoas não ganham nada para responder emails: o fazem porque gostam. Ao postar uma mensagem com uma pergunta para uma dessas pessoas de modo particular você estará causando um sério problema:
Esse tipo de postagem só serve para gerar trafego na lista. Se você não tem nada de relevante a acrescentar, espere pela resposta da primeira mensagem. Por outro lado, se você tem alguma coisa relevante a acrescentar, não perda tempo em postá-la, pode acelerar o processo de resolução do problema.
Mensagens de provocação não devem ser respondidas publicamente na lista. Em geral, essas mensagens tem a intenção de gerar uma Flame War (Não comece nem alimente Flame Wars, Seção 3.9), e dificilmente uma resposta, mesmo que bem escrita, se dada publicamente vai impedir que uma Flame War aconteça. Nesses casos, se você não concorda com alguma provocação, o melhor é que você a ignore. Se ela se tornar freqüente, responda particularmente, ou adicione o remetente à sua "lista de pessoas a serem ignoradas", mas não a responda publicamente.
Evite emails longos e chatos com muita informação. Esses emails tendem a serem desconsiderados por serem demasiados chatos. Além disso, em questões técnicas, as pessoas que responderem o seu email já deverão saber a grande maioria das informações que você inútil e redundantemente postou. Caso contrário, a pessoa deverá perguntar para você para completar a informação.
Da mesma maneira, informações insuficientes também são de pouca ajuda. Poste mensagens com as informações suficientes para que os assinantes da lista compreendam a dificuldade que você está enfrentando e possam ajudar.
Como o email é um mecanismo de comunicação de baixa largura de banda, o uso de acrônimos é popular e desejável (preferencialmente os acrônimos em inglês, que se tornaram universais). Mas existem acrônimos obscuros, que dificilmente as pessoas compreenderão. O uso desses acrônimos é depreciado.
Nessa lista, os seguintes acrônimos são permitidos:
spectra@debian.org